Manajemen administrasi, oleh George R. Terry diartikan sebagai suatu kegiatan perencanaan, pengendalian, pengorganisasian pekerjaan, serta penggerakan para pekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen administrasi merupakan bagian dari bidang manajemen yang memberikan informasi layanan administrasi untuk melaksanakan kegiatan secara efektif, serta mempengaruhi kelancaran bidang lainnya sebagai bahan pengambilan keputusan.
Fungsi Manajemen Administrasi. Dalam suatu organisasi terdapat berbagai sumber daya, seperti manusia, material, uang, pasar, dan lain-lain yang harus dikelola dengan baik dan benar. Sumber daya tersebut merupakan modal dasar suatu organisasi dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan fungsi yang dimilikinya, manajemen administrasi hadir untuk membantu dan mempermudah pengelolaan sumber daya organisasi tersebut. Fungsi dari manajemen administrasi adalah sebagai berikut :
- Perencanaan. Salah satu kegiatan yang harus dilakukan oleh manajemen organisasi adalah perencanaan, yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan oleh suatu organisasi. Salah satu perencanaan yang utama yang harus dilakukan adalah terkait dengan administrasi, seperti pemeliharaan sarana dan prasarana yang meliputi anggaran organisasi, penentuan jumlah dan keahlian pegawai, pemeliharaan gedung, tata ruang, peralatan kantor, dan lain sebagainya.
- Pengorganisasian. Merupakan keseluruhan proses pengelompokan alat yang dipakai dalam bidang usaha, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan sumber daya manusia yang terbagi di dalam suatu organisasi. Fungsi pengorganisasian tersebut bertujuan untuk menciptakan organisasi yang selaras dengan visi perusahaan.
- Motivasi atau Penggerakan. Merupakan pemberian dorongan dan motif kerja kepada pegawai untuk dapat berkeja dengan giat dalam rangkan tercapainya tujuan organisasi. Motivasi yang dilakukan oleh manajemen organisasi kepada pegawainya dapat berupa memberikan pegarahan, bimbingan, dan pelatihan kepada pegawai, memberikan semangat kerja berupa pemberian fasilitas, jabatan, dan lain-lain.
- Pengawasan. Merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin bahwa semua kegiatan dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan. Pengawasan dalam bidang manajemen administrasi meliputi waktu kerja, kualitas pekerjaan, metode dan standarisasi pekerjaan, pelayanan, biaya, dokumentasi, dan lain sebagainya.
Tujuan Manajemen Administrasi. Tujuan manajemen administrasi dapat tercapai, apabila fungsi-fungsi dari manajemen administrasi tersebut di atas dijalankan dengan benar. Tujuan manajemen administrasi diantaranya adalah :
- membantu organisasi untuk memelihara dan memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan administrasi.
- mengelola seluruh data dan keterangan secara lengkap, melindungi dan menyimpan serta memberikan informasi kepada yang membutuhkan.
- memberikan laporan yang relevan dan terbaru.
- menampilkan laporan dan catatan penting dengan rincian biaya yang sesuai.
- pemberian pelayanan oleh tata usaha kepada mitra kerja dan pelanggan.
Sedangkan George R. Terry dalam bukunya yang berjudul "Office Management and Control", menyebutkan bahwa tujuan manajemen administrasi adalah :
- memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal tersebut diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
- memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serandah-rendahnya.
- membantu organisasi memelihara persaingan.
- memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
- membuat catatan dengan biaya minimal.
Tugas Manajemen Administrasi. Pada hakekatnya, manajemen administrasi pada suatu organisasi mempunyai tugas untuk :
- mengurusi masalah ketatausahaan.
- mengendalikan informasi dan data organisasi.
Sedangkan Millis Geoffrey, menyebutkan bahwa tugas manajemen administrasi adalah :
- duplicating atau penggandaan.
- mailing atau pengiriman surat atau pesan dan sejenisnya.
- calculating atau perhitungan.
- filing atau pengarsipan.
- teleponing.
- checking atau pengecekan.
- dan lain sebagainya.
Dengan kata lain, tugas pokok dari manajemen administrasi adalah melakukan segala hal yang berkaitan dengan penyusunan, pengaturan, pengorganisasian, serta pengendalian semua yang menyangkut kegiatan, inventaris, informasi dan arsip organisasi.
Semoga bermanfaat.
EmoticonEmoticon