Administrasi, oleh George R. Terry diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pergerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan The Liang Gie menyatakan bahwa administrasi merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam praktek, administrasi dapat diartikan dalam dua sudut pandang sebagaimana pendapat dari Ulbert, yaitu :
- dalam arti sempit, administrasi diartikan atau dikenal sebagai tata usaha.
- dalam arti luas, administrasi diartikan sebagai penyusunan dan pencatatan data atau informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali.
Dalam pengertian administrasi tersebut terkandung beberapa hal, yaitu :
- administrasi sebagai seni dan proses. Sebagai seni, administrasi membutuhkan kiat khusus yang sifatnya kondisional dan situasional karena selalu terkait dengan situasi, kondisi, waktu, dan tempat. Dengan kata lain, administrasi merupakan suatu proses yang diketahui hanya permulaannya saja sedang akhirnya tidak diketahui.
- administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua manusia atau lebih, adanya tujuan yang harus dilaksanakan, adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
- administrasi diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Ruang Lingkup Administrasi. Administrasi merupakan kesatuan aktivitas dalam suatu organisasi. Menurut The Liang Gie, ruang lingkup administrasi adalah :
- menghimpun, yaitu suatu kegiatan untuk mencari dan mengumpulkan informasi atau keterangan secara detail kemudian disimpan untuk tujuan agar nanti bisa digunakan jika diperlukan.
- mencatat, yaitu kegiatan lanjutan dari menghimpun data agar dapat disimpan, dibaca, atau dikirim.
- mengelola, yaitu menganalisis suatu bentuk data administrasi yang telah ada atau yang sudah ada, guna mendapatkan hasil dari data yang dihimpun.
- menyimpan, yaitu kegiatan mengamankan dokumen atau mendokumentasikan data dengan berbagai cara untuk nantinya digunakan kembali jika diperlukan.
- mengirim, yaitu kegiatan berbagi data atau file ke pihak lain baik dari dalam organisasi ataupun dari luar organisasi.
Unsur-Unsur Administrasi. Administrasi tersusun dari beberapa unsur. Menurut The Liang Gie, unsur-unsur yang terdapat dalam administrasi adalah :
- Organisasi, merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Organisasi merupakan suatu wadah di mana orang-orang yang tergabung sebagai anggotanya melakukan aktivitas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Manajemen, merupakan unsur administrasi yang paling alat utama. Di dalam manajemen terdapat unsur pengatur, penggerak, manager, dan tenaga operasional.
- Komunikasi, merupakan unsur administrasi yang digunakan oleh anggota organisasi atau antar bagian dalam organisasi untuk saling berhubungan dan melakukan koordinasi.
- Kepegawaian, merupakan unsur administrasi yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Di dalam administrasi terdapat proses yang saling terkait yaitu penerimaan, penempatan, pendaya-gunaan, dan pemberhentian kerja.
- Keuangan, merupakan unsur administrasi yang berkaitan dengan dana organisasi.
- Perbekalan, merupakan unsur administrasi yang berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan, dan penyingkiran barang.
- Tata usaha, merupakan unsur administrasi yang meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan, dan pengiriman.
- Public Relation, merupakan unsur administrasi yang berhubungan dengan konsumen dan perusahaan.
Fungsi Administrasi. Dalam suatu organisasi, administrasi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting dalam proses pencapaian tujuan organisasi. Fungsi administrasi adalah sebagai berikut :
- Perencanaan (Planning). Administrasi merupakan sebuah kegiatan perencanaan. Fungsi perencanaan adalah proses penyusunan rencana kegiatan organisasi, yang didahului dengan proses pengumpulan dan pengolahan data.
- Pengorganisasian (Organizing). Administrasi merupakan sebuah kegiatan pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian adalah kegiatan penyusunan dan pembentukan hubungan kerja antara satu pihak dengan pihak lain sehingga terwujud suatu kesatuan.
- Pelaporan (Reporting). Administrasi merupakan sebuah kegiatan pelaporan. Fungsi pelaporan adalah proses penyampaian perkembangan hasil dari kegiatan organisasi, baik lisan maupun tertulis dari tingkat bawah ke tingkat yang lebih tinggi, sehingga penerima laporan dapat memperoleh gambaran tentang pelaksanaan dan hasil pelaksanaan tugas anggota yang memberikan laporan.
- Penyusunan Anggaran (Budgeting). Administrasi merupakan sebuah kegiatan penyusunan anggaran. Fungsi penyusunan anggaran adalah proses kegiatan pengelolaan dan perencanaan yang berkelanjutan berkaitan dengan keuangan organisasi dan anggaran kegiatan organisasi.
- Koordinasi (Coordinating). Administrasi merupakan sebuah kegiatan koordinasi. Fungsi koordinasi adalah suatu usaha atau kegiatan yang dilakukan oleh anggota organisasi untuk menghindari terjadinya kekacauan, keributan, atau kekosongan kegiatan yaitu dengan menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terjadi kerja sama yang terarah dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
- Pengarahan (Directing). Administrasi merupakan sebuah kegiatan pengarahan. Fungsi pengarahan adalah usaha utuk memberikan bimbingan, saran, dan perintah agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
- Penempatan (Staffing). Administrasi merupakan sebuah kegiatan penempatan. Fungsi penempatan adalah kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam organisasi, mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, hingga perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
Tujuan Administrasi. Tujuan administrasi dapat dibedakan menjadi bagian, yaitu tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek. Tujuan administrasi jangka panjang adalah tujuan organisasi yang bersifat ideal, general, dan mempunyai kualifikasi yang tidak terbatas, yang ditujukan untuk mencapai target sebuah organisasi. Sedangkan tujuan administrasi jangka pendek adalah tujuan organisasi yang bersifat spesifik, ruang lingkupnya lebih kecil, dan kualifikasinya terbatas, yang umumnya dibuat sub-sub divisi dari organisasi dimaksud.
Semoga bermanfaat.
EmoticonEmoticon