Istilah administrasi berasal dari bahasa Yunani kuno, yaitu ad ministrare : "ad" berarti 'pada' dan "ministrare" berarti 'melayani', sehingga istilah administrasi berarti memberikan pelayanan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah administrasi diartikan dalam beberapa pengertian, yaitu :
Administrasi, dalam bahasa Inggris disebut "administration" yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Secara umum, istilah administrasi dapat diartikan dalam dua pengertian, yaitu :
- usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.
- usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan.
- kegiatann yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan.
- kegiatan kantor dan tata usaha.
Administrasi, dalam bahasa Inggris disebut "administration" yang berarti melayani dengan sebaik-baiknya. Secara umum, istilah administrasi dapat diartikan dalam dua pengertian, yaitu :
- dalam arti sempit. Sebagaimana pendapat dari Soewarno Handayaningrat yang menyatakan bahwa administrasi adalah berasal dari kata "administratie" dalam bahasa Belanda, yang berarti kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketata-usahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan ketata-usahaan yang meliputi kegiatan catat- mencatat, surat-menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.
- dalam arti luas. Sebagaiman pendapat dari The Liang Gie yang menyatakan bahwa administrasi adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengertian administrasi dalam arti luas adalah suatu usaha atau kegiatan tertentu yang dilakukan secara bekerja sama antara individu-individu dalam suatu kelompok guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
1. Ulbert.
Menurut Ulbert :
- dalam arti sempit, administrasi dikenal dengan istilah tata usaha.
- dalam arti luas, administrasi merupakan sebagian penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.
Prajudi Atmosudirjo berpendapat bahwa administrasi adalah pengendalian dan penggerak dari suatu organisasi sedemikian rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju tercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yaitu kepala organisasi. Berdasarkan pengertian tersebut Prajudi Atmosudirjo membedakan administrasi dalam dua kegiatan, yaitu :
a. dalam arti sempit.
Administrasi dalam pengertian sempit, maksudnya adalah ditinjau dari lingkup kerja yang sempit, yang hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor, seperti tulis menulis, pengetikan surat menyurat, agenda, kearsipan, pembukuan, dan lain sebagainya.
b. dalam arti luas.
Administrasi dalam arti luas dapat dilihat dari tiga sudut pandang, yaitu pengertian tentang :
- Proses. Dari sudut pandang proses, administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses pergerakan, proses pengawasan, sampai dengan pencapaian tujuan.
- Fungsi dan Tugas. Dari sudut padandang fungsi dan tugas, administrasi merupakan keseluruhan kegiatan yang harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai administrator atau yang memegang jabatan dalam manajemen suatu organisasi.
- Kepranataan atau Institusi. Dari sudut pandang kepranataan atau institusi, administrasi merupakan kegiatann dalam suatu lembaga yang melakukan aktivitas tertentu. Misalnya, dalam lembaga perbankan, terdapat orang-orang yang melakukan aktivitas kegiatan perbankan.
Selain pengertian administrasi tersebut di atas, masih banyak ahli yang juga mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan administrasi. Hanya saja, di antara para ahli sendiripun belum terdapat kesamaan pendapat tentang pengertian dari administrasi. Masing-masing ahli mengartikan administrasi berdasarkan sudut pandang keilmuan dan pengalaman mereka. Pengertian administrasi menurut para ahli tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
- Sondang P. Siagian, berpendapat bahwa administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antar dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Soepardi, berpendapat bahwa administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan-kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok atau lebih orang-orang secara bersama-sama dan simultan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Sutarto, berpendapat bahwa administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan atau kegiatan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.
- The Liang Gie dan Drs. Sutarto, berpendapat bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
- George R. Terry, berpendapat bahwa administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- W.H. Evans, berpendapat bahwa administrasi adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi organisasi mengenai pengolahan bahan informasi, komunikasi, dan memori organisasi.
- Arthur Grager, berpendapat bahwa administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
- Herbert A. Simon, berpendapat bahwa administrasi adalah kegiatan dari kelompok orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
- Dwight Waldo, berpendapat bahwa administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
- William Leffingwell dan Edwin Robinson, berpendapat bahwa administrasi adalah suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.
Ciri-Ciri Administrasi. Dari beberapa pengertian tentang administrasi tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
- administrasi mempunyai target dan tujuan yang jelas.
- kegiatan administrasi melibatkan dua orang atau lebih.
- pola atau sistem yang dibentuk administrasi adalah kerjasama.
- administrasi merupakan bentuk pengaturan dari tata usaha.
- terdapat struktur atasan dan bawahan.
Dari hal-hal tersebut di atas, dapat dikatakan bahwa administrasi merupakan suatu bentuk aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan untuk mencapai suatu target atau tujuan tertentu dalam suatu organisasi. Administrasi mempunyai peranan yang sangat penting dan krusial dalam semua aktivitas suatu organisasi.
Semoga bermanfaat.
EmoticonEmoticon