Jenis Dan Bentuk Komunikasi Organisasi Serta Fungsi Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi merupakan suatu usaha pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam kelompok formal maupun informal organisasi. Dari hal tersebut dapat dikatakan bahwa subyek pelaku komunikasi organisasi adalah dapat berupa kelompok yang bersifat formal, ataupun kelompok yang bersifat informal di dalam suatu organisasi tertentu. Komunikasi organisasi terjadi di dalam organisasi itu sendiri dan bukan di luar organisasi yang bersangkutan.

Komunikasi organisasi serupa dengan komunikasi internal. Yang dimaksud dengan komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan anggota dalam suatu organisasi, dalam struktur lengkap yang khas disertai dengan pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam suatu organisasi, sehingga pekerjaan dapat berjalan.

Jenis Komunikasi Organisasi. Menurut Pace dan Feules, dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa jenis komunikasi terarah, yaitu sebagai berikut :

Komunikasi atasan ke bawahan (downward communication). Merupakan komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah adalah : 1. pemberian instruksi kerja (job instruction). 2. penjelasan dari pimpinan tentang suatu tugas yang harus dilaksanakan (job rationale). 3. penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practice). 4. pemberian motivasi kepada anggota organisasi untuk bekerja lebih baik.
Komunikasi bawahan ke atasan (upward communication). Merupakan komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas adalah : 1. sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan atau tugas yang sudah dilaksanakan. 2. penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan atau tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. 3. penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan. 4. penyampaian keluhan dari bawahan tetang dirinya sendiri ataupan pekerjaannya.
Komunikasi horisontal (horizontal communication). Merupakan komunikasi yang berlangsung di antara para anggota organisasi atau bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal adalah : 1. untuk memperbaiki sistem koordinasi tugas. 2. upaya pemecahan masalah atau konflik. 3. saling berbagi informasi. 4. upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Komunikasi lintas saluran (interline communication). Merupakan komunikasi untuk berbagi informasi yang melewati batas-batas fungsional. Staf khusus dalam suatu organisasi biasanya paling aktif dalam melakukan komunikasi lintas saluran ini, karena biasanya tanggung jawab staf khusus berhubungan dengan jabatan fungsional. Terdapat dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas saluran, yaitu : 1. setiap anggota organisasi yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta ijin terlebih dahulu dari atasannya langsung. 2. setiap anggota organisasi yang terlibat dalam komunikasi lintas saluran harus memberitahukan hasil keomunikasinya kepada atasannya.

Komunikasi bawahan ke atasan (upward communication) seringkali terjadi terlalu rumit, sulit, dan menyita waktu. Menurut Sharma, ada empat alasan mengapa komunikasi bawahan ke atasan terlihat sulit :

adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada masalah yang dialami oleh anggota organisasi yang menjadi bawahannya.
adanya kecenderungan pada anggota organisasi untuk menyembunyikan pikiran atau masalah mereka.
kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan oleh anggota organisasi.
adanya perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan oleh anggota organisasi yang menjadi bawahannya.

Bentuk Komunikasi Organisasi. Komunikasi organisasi dapat terjadi dalam dua bentuk, yaitu :

1. Komunikasi Internal.

Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung dalam unit-unit, individu-individu anggota di dalam internal suatu organisasi. Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi :

Komunikasi personal, yaitu komunikasi yang terjadi di antara individu dengan individu anggota organisasi. Bentuk dari komunikasi personal adalah komunikasi tatap muka dan komunikasi bermedia.
Komunikasi kelompok, yaitu komunikasi antara individu dengan suatu kelompok tertentu, atau antara kelompok secara tatap dalam suatu organisasi.

2. Komunikasi Eksternal.

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal dapat dibedakan menjadi :

komunikasi dari organisasi kepada khalayak.
komunikasi dari khalayak kepada organisasi.

Fungsi Komunikasi Organisasi. Menurut Sendjaja, fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut :

Fungsi Informatif. Organisasi diartikan sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, di mana setiap anggota organisasi diharapkan mampu memberi dan menerima informasi dengan baik guna kelancaran dalam menjalankan apa yang menjadi tugasnya.
Fungsi Regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan dan pedoman yang berlaku dalam suatu organisasi.
Fungsi Persuatif. Merupakan cara lain dari perintah, maksudnya adalah banyak dari pemimpin suatu organisasi menggunakan cara-cara persuasif daripada perintah kepada bawahannya.
Fungsi Integratif. Fungsi ini berkaitan dengan penyediaan saluran yang memungkinkan setiap anggota organisasi untuk dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan baik.

Menurut Robbins, fungsi komunikasi organisasi adalah sebagai berikut :

Pengendalian. Fungsi pengendalian dalam komunikasi organisasi bertujuan untuk mengendalikan tingkah laku anggota organisasi melalui berbagai cara. Setiap organisasi mempuyai aturan-aturan sendiri yang wajib ditaati oleh para anggota organisasi.
Motivasi. Fungsi motivasi diperlukan untuk mengarahkan anggota organisasi.
Pengungkapan emosi. Para anggota organisasi dapat mengungkapkan rasa puas atau kecewa terhadap lawan komunikasinya. Hal tersebut dapat dijadikan signal supaya kinerja organisasi dapat lebih ditingkatkan atau dipertahankan. Komunikasi berusaha untuk menjembatani dalam pengugkapan perasaan emosional khususnya dalam interaksi sosial.
Informasi. Komunisi secara fundamental adalah sebagai proses persebaran informasi. Pada organisasi informasi yang didistribusikan adalah informasi yang dibutuhkan oleh anggota organisasi. Informasi tersebut digunakan untuk pengambilan keputusan dalam bentuk data-data, yang kemudian diolah, dianalisis, dievaluasi sehingga menghasilkan berbagai pilihan alternatif.

Sedangkan menurut Conrad, fungsi komunikasi organisasi adalah sebagai berikut :

Fungsi perintah. Setiap anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban untuk membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah untuk mengkoordinasikan sejumlah anggota yang bergantung dalam suatu organisasi.
Fungsi relasional. Hubungan dalam pekerjaan akan mempengaruhi kinerja pekerjaan. Hubungan antar personal yang baik dapat meningkatkan kinerja anggota organisasi.
Fungsi manajemen ambigu. Pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang ambigu. Misalnya tujuan organisasi yang tidak jelas, konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut tidak jelas, dan lain-lain.

Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi.

Semoga bermanfaat.