Komunikasi organisasi, menurut Wiryanto adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Organisasi dapat diartikan sebagai sarana di mana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Terdapat banyak pendekatan, teori, dan gaya dalam komunikasi organisasi yang dikenal dan diterapkan dalam suatu organisasi. Pendekatan, teori, dan gaya komunikasi organisasi tersebut adalah sebagai berikut :
Pendekatan Komunikasi Organisasi. Terdapat beberapa macam pendekatan komunikasi terhadap organisasi, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Pendekatan Sistem.
Pelopor dari pendekatan sistem dalam studi komunikasi organisasi adalah Karl Weick. Karl Weick berpandangan bahwa :
- struktur hierarki, garis rantai komunikasi, prosedur operasi standar merupakan musuh dari sebuah organisasi.
- organisasi sebagai suatu kehidupan organis harus mampu beradaptasi dalam berbagai kondisi dan suatu perubahan lingkungan untuk mempertahankan hidup.
- organisasi akan bertahan dan berkembang hanya ketika anggota-anggotanya memiliki kebebasan dan komunikasi interaktif.
Teori Karl Weick tentang pengorganisasian mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi, karena ia menggunakan komunikasi sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurut Karl Weick, pengorganisasian sebagai proses evolusioner bersandar pada sebuah rangkaian proses, yaitu :
- penentuan (enachment), yaitu pendefinisian situasi atau pengumpulan informasi yang tidak jelas dari luar.
- seleksi (selection), yaitu proses yang memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari suatu informasi.
- penyimpanan (retention), yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang disimpan dan sipertahankan tersebut akan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasi.
Setelah melewati rangkaian proses tersebut, para anggota organisasi akan menghadapi masalah pilihan, yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Proses yang berjalan dalam suatu organisasi tersebut merupakan siklus perilaku sebagai kumpulan perilaku yang saling bersambung yang memungkinkan organisasi untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan, yaitu proses penentuan, seleksi, dan penyimpanan.
2. Pendekatan Budaya.
Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu tersebut. Adalah Clifford Geertz, peneliti budaya yang memandang organisasi sebagai budaya. Organisasi merupakan sebuah cara hidup bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya yang lainnya.
Sementara, Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. Budaya organisasi dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya. Aktivitas sehari-hari dari anggota organisasi yang paling mendasar memberi kontribusi bagi budaya tersebut.
3. Pendekatan Kritik.
Penganut dari pendekatan kritik adalah Stan Deetz. Pendekatan kritik menganggap bahwa kepentingan-kepentingan organisasi sudah mendominasi hampir di semua aspek kehidupan dalam masyarakat. Kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan organisasi seperti perusahaan, di mana komunikasi menjadi medium utama di dalamnya.
Teori Komunikasi Organisasi. Terdapat beberapa teori komunikasi organisasi yang dikenal, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Teori Management Klasik.
Griffin dalam bukunya yang berjudul "A First Look at Communication Theory", membahas komunikasi organisasi berdasarka teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Prinsip-prinsip dari teori management klasik adalah :
- kesatuan komando : satu anggota organisasi hanya menerima pesan dari satu atasan.
- rantai skalar : garis otorisasi dari atasan ke bawahan yang terbentuk sebagai akibat dari prinsip kesatuan komando, yang harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan komunikasi.
- divisi pekerjaan : manajemen perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara yang efisien.
- tanggung jawab dan otoritas : suatu keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
- disiplin : ketaatan perilaku dan rasa hormat terhadap aturan-aturan yang berlaku.
- mengedepankan kepentingan umum dari pada kepentingan individu.
2. Teori Sistem Sosial.
Teori sistem sosial berpendapat bahwa hubungan antar individu memungkinkan suatu organisasi bertahan jauh lebih lama dari pada individu-individu biologis yang menduduki jabatan-jabatan tertentu dalam organisasi. Penganut dari teori sistem sosial adalah Kats dan Khan. Mereka berpendapat bahwa beberapa hubungan yang terjalin antara orang-orang dalam organisasi lebih penting ketimbang hubungan antar jabatan formal tertentu.
3. Teori Public Relation.
Teori public relation dikemukakan oleh Jefkins. Teori ini menyebutkab bahwa public relation adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan. Upaya tersebut dilakukan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik serta saling pengertian di antara organisasi dan khalayaknya.
4. Teori Empat Sistem.
Teori empat sistem dikemukakan oleh Linker. Ia menjelaskan bahwa terdapat empat gaya kepemimpinan dalam suatu organisasi, yaitu :
- penguasa mutlak.
- penguasa semi mutlak.
- penasehat.
- pengajak serta.
5. Teori Kepemimpinan.
Teori kepemimpinan dikemukakan oleh Hersey. Teori ini mengemukakan bahwa pemimpin adalah sosok yang membantu anggota untuk memenuhi kebutuhannya serta tujuan kelompok secara bersama-sama. Menurut Hersey, tugas seorang pemimpin adalah :
- telling, seorang pemimpin harus mampu memberi informasi secara lugas.
- selling, seorang pemimpin harus mampu memberikan petunjuk.
- participating, seorang pemimpin harus mampu menjalin kerja sama yang baik.
- delegating, seorang pemimpin harus mampu mengambil keputusan.
6. Teori Kontinum.
Teori kontinum menyatakan sebagai berikut :
- manajer membuat keputusan, selanjutnya menginformasikan secara tegas.
- manajer membuat keputusan dan memberi pilihan.
- manajer mengemukakan keputusan dan memberi kesempatan untuk mempertanyakannya.
- manajer mengumumkan keputusan sementara yang masih dapat diubah.
- manajer menentukan batasan dan bawahan diminta memutuskan.
- manajer mempersilahkan bawahan mengambil keputusan.
7. Teori Kepribadian Perilaku.
Teori kepribadian perilaku menjelaskan bahwa perilaku seseorang dapat menentukan keefektifan dari sebuah kepemimpinan, di mana hal tersebut akan berpengaruh pada sifat-sifat dan prestasi dari pengikutnya.
Gaya Komunikasi Organisasi. Terdapat beberapa macam gaya yang digunakan dalam komunikasi organisasi, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Gaya komunikasi dua arah (two way communication). Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka, setiap anggota organisasi dapat mengemukakan apa yang menjadi pendapatnya.
- Gaya komunikasi mengendalikan (the controlling style). Gaya komunikasi ini ditandai dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur perilaku, serta pikiran dan tanggapan orang lain.
- Gaya komunikasi dinamis (the dynamic style of communication). Gaya komunikasi ini memiliki kecenderungan agresif, karena pengirim pesan menyadari bahwa lingkungan pekerjaannya berorientasi pada tindakan.
- Gaya Komunikasi berstruktur. Gaya komunikasi ini memanfaatkan pesan-pesan verbal sevara tertulis atau lisan untuk memantabkan perintah yang harus dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
- The relinguishing style. Gaya komunikasi ini mencerminkan kesediaan untuk menerima saran, pendapat, atau gagasan dari orang lain dibandingkan keinginan untuk memberi perintah, meskipun pengirim pesan mempunyai hak untuk memberi perintah atau mengontrol orang lain.
- The withdrawal style. Gaya komunikasi ini jarang digunakan atau bahkan dihindari dalam komunikasi organisasi. Hal tersebut dikarenakan penggunaan gaya komunikasi ini justru akan melemahkan tindak komunikasi.
Semoga bermanfaat
EmoticonEmoticon